Errori in fattura elettronica: quali sono i più comuni e come rimediare

Il mondo della partita iva è estremamente complesso e anche i professionisti più attenti possono incappare in errori qualche volta, dando vita a una serie di problematiche che richiedono soluzioni tempestive. La fatturazione elettronica, obbligatoria per molte imprese e liberi professionisti, è spesso soggetta a sbagli, perché la sua compilazione richiede attenzioni specifiche e la conoscenza di molti aspetti legati alla fiscalità.

Cosa fare, quindi, quando si commettono errori in fattura elettronica? Come rimediare?

Cosa succede quando una fattura è sbagliata

Prima di capire quali sono gli errori più comuni e come risolverli è importante analizzare l’aspetto della tempistica: in particolare, quando ci siamo accorti dell’errore, perché in base a questo possono cambiare molte cose.

Se ad esempio la fattura non è ancora stata inviata, la soluzione è relativamente semplice: è possibile apportare le correzioni necessarie e trasmetterla al Sistema d’Interscambio (SdI) senza modificarne il numero.

Se, invece, la fattura è già stata inviata ma viene successivamente scartata dal SdI entro 5 giorni, è fondamentale identificare l’errore tramite il codice di scarto fornito nella “ricevuta di scarto” e apportare le correzioni necessarie.

Nel caso in cui la fattura sia stata correttamente consegnata al destinatario, ma si manifestano errori, va notato che la fattura è irrimediabilmente emessa e non più modificabile.

Nel contesto della Pubblica Amministrazione, che può rifiutare una fattura anche dopo l’accettazione, l’autorevolezza dell’errore sarà comunicata attraverso una “Notifica di esito negativa” o un rifiuto successivo alla decorrenza dei termini.

In tali casi, sarà richiesta una nota di credito e l’emissione di una nuova fattura elettronica.

Quali sono gli errori più comuni

Per riuscire a porre rimedio agli errori della fattura elettronica, il primo passo è quello di riuscire a riconoscere quali sono i più comuni, così da avere consapevolezza di come muoversi e intervenire.

Al centro di tutto c’è il Sistema d’Interscambio (SdI) gestito dall’Agenzia delle Entrate che può rilasciare diversi stati per quanto riguarda la consegna delle fatture elettroniche inviate:

● Consegnata, che indica il corretto completamento del processo di recapito.

● Mancata consegna, per le fatture destinate a privati con canale diretto (PEC) fallito.

● Errore SdI, che segnala il rifiuto della fattura da parte dell’Agenzia delle Entrate.

Quando una fattura viene scartata dal Sistema di Interscambio, questo fornisce una ricevuta con dei codici specifici, utili a identificare i diversi tipi di errore. Questi possono includere:

● errori nella nomenclatura del file XML;

● superamento delle dimensioni consentite;

● problemi di integrità o autenticità della firma digitale;

● violazioni nella struttura XML;

● errori di formato;

● contenuto non valido.

Per garantire la corretta valorizzazione della fattura elettronica vengono eseguite inoltre delle verifiche in relazione al codice destinatario, alla validità dei codici fiscali e delle partite IVA.

A seconda del tipo di errore e soprattutto del momento in cui questo viene rilevato, se prima o dopo la consegna al Sistema di Interscambio o al destinatario, si possono adottare diverse soluzioni, di cui, una delle più comuni, è la nota di credito.

Come rimediare a una fattura elettronica sbagliata

A seconda delle diverse situazioni, si può affrontare un errore presente in fattura elettronica in diversi modi, purché si intervenga in modo tempestivo e attento.

Nel caso in cui la fattura sia ancora in fase di creazione e non sia stata inviata, la soluzione più semplice consiste nella correzione immediata del documento e nell’invio al Sistema di Interscambio (SdI) senza dover modificare il numero della fattura.

Se, invece, la fattura è già stata inviata e successivamente scartata dal SdI, è essenziale capire la natura dell’errore mediante la notifica di scarto fornita, che spesso include un codice di errore tecnico.

In questo caso, entro 5 giorni dalla notifica, è necessario apportare le correzioni richieste e rinviare la fattura con lo stesso numero e data. Software di fatturazione avanzati possono facilitare questo processo, in quanto forniscono dettagli e suggerimenti utili, oltre che essere di supporto nella creazione della fattura e ridurre il rischio di errore.

Quando la fattura è stata già recapitata al destinatario, ma si rilevano errori, la situazione diventa più complessa. Poiché una fattura accettata dal SdI è considerata emessa e non più modificabile, la soluzione spesso consiste nell’emettere una nota di credito a storno totale della fattura errata e nell’emissione di una nuova fattura corretta.

Tuttavia, alcune correzioni possono essere gestite senza dover emettere una nota di credito, come nel caso di errori negli indirizzi PEC o nei campi “facoltativi” della fattura.

Infine, nel caso in cui la Pubblica Amministrazione rifiuti la fattura, è fondamentale seguire le indicazioni fornite nella notifica di esito negativo. Anche in questo caso, solitamente la procedura prevede di emettere una nota di credito a storno totale della fattura errata, seguita dalla creazione e invio di una nuova fattura corretta.

In definitiva, è importante accorgersi tempestivamente degli errori e correggerli, per evitare sanzioni in caso di verifiche da parte delle autorità o disaccordi con i clienti.

In ogni fase, la consulenza del commercialista o di un professionista contabile, oppure l’utilizzo di un software di fatturazione, possono essere preziosi per assicurare la corretta gestione delle correzioni.